Gemini 的更新不只发生在模型列表里。 对日常办公用户来说，更明显的变化来自 Google Workspace： Gemini 正在进入 Google Docs、Google Slides、Google Sheets、Gmail、Chat、Drive 等工具，并通过侧边栏串起文件和对话。 这次值得关注的不是某个单独按钮，而是四组工作流变化：
- Gemini in Workspace 可以保存独立的个性化设置；
- Google Docs 可以参考既有文件格式和个人写作风格；
- Google Slides 可以生成可编辑幻灯片并套用现有模板；
- Google Sheets 可以从文件生成表格、分析数据并制作交互式仪表板。 本文根据实际操作内容重新整理，重点放在入口、用法、限制和适合的应用场景。 不同账号、语言和部署阶段看到的界面可能不同。
先理解：Gemini App 与 Gemini in Workspace 是两套设置
Google 目前把 Gemini 分成两个容易混淆的使用环境。 第一种是 Gemini App。 也就是平时在网页或手机 App 中使用的 Gemini。 第二种是 Gemini in Workspace。 它出现在 Docs、Slides、Sheets、Gmail 等 Workspace 工具的侧边栏里。 两边虽然都叫 Gemini，但个性化设置并不会自动互通。 你在 Gemini App 里设定的称呼、语气或输出格式，不一定会被 Workspace 侧边栏继承。 如果希望 Docs、Slides 或 Sheets 里的 Gemini 按固定方式回答，需要在 Workspace 环境中单独配置。
如何进入 Workspace 个性化设置
可以从任意支持 Gemini 的 Workspace 工具进入：
- 打开 Google Docs、Slides 或 Sheets；
- 打开右侧 Gemini 面板；
- 打开面板中的菜单；
- 进入“设置”；
- 找到“个性化”；
- 开启功能并新增个人设置。 可填写的信息主要包括：
- 希望 Gemini 如何称呼你；
- 默认回复语言；
- 回答语气；
- 偏爱的内容格式；
- 与工作相关的个人背景；
- 希望长期遵守的表达习惯。 例如，可以要求：
默认使用简体中文。优先用条列式整理结论，并用粗体标示关键行动项。避免冗长开场，先给结果，再补充原因。 设置完成后，Workspace 侧边栏中的回答会更接近这套规则。 这适合经常要求会议摘要、项目清单、邮件草稿或数据结论的用户。
个性化设置适合写什么
适合长期保存的是稳定偏好，例如：
- 默认语言；
- 常用称呼；
- 偏好的语气；
- 日期和数字格式；
- 列表或表格偏好；
- 常用行业背景；
- 是否先给结论；
- 是否需要标记待确认信息。 不适合写入的是只对某一次任务有效的要求。 例如某份提案的预算、某次会议的参与者和临时客户资料，应该留在当前提示词或文件里。 个人化设置越长，并不代表效果越好。 稳定、明确且不互相冲突的规则更容易持续生效。
Google Docs：套用文件格式与个人写作风格
Google Docs 的变化集中在“帮我创作”工作流。 Gemini 不只根据一句提示生成文字，还可以参考你提供的模板。 目前最值得区分的两个功能是：
- 套用文件格式；
- 套用写作风格。 它们看起来相似，但解决的问题不同。
套用文件格式解决排版一致性
“套用文件格式”关注的是文档长什么样。 你可以提供一份既有模板，让新文档参考其中的：
- 标题层级；
- 段落布局；
- 列表样式；
- 区块顺序；
- 版面结构；
- 常见章节安排。 它适合周报、提案、研究报告、操作手册和公司内部文档。 如果团队已经有固定模板，就不必每次重新解释“先写摘要，再写背景，最后写下一步”。 将模板交给 Gemini 后，新内容可以更快接近团队既有格式。
套用写作风格解决文字一致性
“套用写作风格”关注的是文字听起来像谁写的。 提供自己以前写过的内容后，Gemini 会参考：
- 常用词汇；
- 句子长短；
- 语气强弱；
- 解释方式；
- 段落节奏；
- 是否偏好条列；
- 如何处理开场和结论。 这比只写“专业一点”或“自然一点”更具体。 它适合需要长期维持个人或品牌语气的内容，例如专栏、客户邮件、内部公告和产品说明。 参考文本应该选择真正具有代表性的成稿。 如果上传的是临时草稿、多人拼接文件或未经校对的内容，Gemini 也可能继承其中的不一致。
从新文档开始生成
实际操作可以按下面的顺序进行：
- 在 Google Docs 新建文档；
- 找到“帮我创作”入口；
- 在文档底部打开 Gemini；
- 输入要写的主题和范围；
- 选择是否套用文件格式；
- 选择是否套用写作风格；
- 检查生成的大纲和正文；
- 再对具体段落做局部修改。 如果某个段落需要调整，可以先选中文字，再使用出现的编辑入口。 局部修改时也可以继续套用写作风格，不必把整篇文章重新生成。
中文指令不可用时的处理方式
部分新入口可能暂时不接受中文指令。 这不代表功能完全不能用于中文内容。 可以先把任务要求翻成英文，再将英文提示贴到对应入口。 生成目标仍然可以明确写成中文。 例如，原始需求是：
撰写鱼子酱的历史，包含发展起源、生产与制作过程，以及真假鱼子酱的问题。 可以先转换成清晰的英文任务说明，再提交给“帮我创作”。 生成后仍需人工检查事实、段落结构和引用内容。 这里要区分“界面不支持中文提示”与“不能生成中文文档”。 两者并不是同一件事。
Google Slides：从整页图片走向可编辑幻灯片
过去使用 Gemini 生成简报时，一个常见问题是结果像一张整页图片。 文字和图形被合成在一起，看得到，却很难逐项修改。 新的工作流开始支持可编辑内容。 生成后可以继续调整文字、颜色、图片和版面，而不是只能接受整张静态图。
导出格式更加完整
生成的简报除了进入 Google Slides，还可以根据界面提供的选项导出为：
- PPTX；
- PDF。 这让文件更容易交给使用 PowerPoint 的同事，或输出为不可编辑的交付版本。 导出前仍要检查字体替换、文字换行、图表位置和页面比例。 不同格式之间转换时，复杂版面可能发生轻微偏移。
使用旧简报作为模板
如果公司已经有品牌模板，可以在 Slides 的 Gemini 侧边栏中附加既有简报。 Gemini 会参考原简报的版型和颜色，将新内容套入相近风格。 基本流程如下：
- 打开需要编辑的 Google Slides；
- 打开 Gemini 侧边栏；
- 使用附件或样式相关入口；
- 选择过去制作的简报；
- 说明要生成或重排的内容；
- 检查套用模板结果；
- 手动修正文字、图片和版面。 这一功能的价值在于减少重复套模板的时间。 它不能代替品牌审核，也不能保证每一页都严格符合设计规范。
生成单张可编辑幻灯片
需要补一页内容时，可以使用页面附近带闪亮标志的入口。 系统会打开 Gemini 对话框，并预先填入一部分提示内容。 继续补充下面的信息，结果通常更可控：
- 这一页的主题；
- 面向的受众；
- 必须出现的数字；
- 希望使用的图表；
- 要保留的品牌颜色；
- 页面上最多放多少文字；
- 是否沿用当前简报样式。 生成后，逐项确认文字框、图片和图形是否可以选中编辑。
不要混淆两种“生成新幻灯片”
界面里可能同时出现普通 Gemini 入口和 Nano Banana 相关入口。 它们都可能显示“生成新幻灯片”，但结果不一定相同。 普通 Gemini 工作流更适合生成可继续编辑的页面元素。 Nano Banana 入口可能生成整页视觉图片。 整页图片适合快速获得视觉草图，但不适合频繁修改文字。 如果后续需要更换数字、标题或品牌用语，应优先确认结果是否可编辑。 Nano Banana 更适合用来：
- 重新生成某张配图；
- 替换简报中的现有图片；
- 把一组数据转成信息化视觉；
- 制作不需要逐字编辑的整页概念图。
把简报转换为视频
新的文件工作流还可以把简报送入 Google Vids。 转换后，可继续处理：
- 每页旁白脚本；
- AI 配音；
- 背景音乐；
- 页面播放顺序；
- 视频节奏。 这适合把培训简报、产品介绍或内部汇报快速改成视频初稿。 正式发布前仍要校对旁白、发音、数字和画面停留时间。
Google Sheets：从文件直接生成可操作表格
Google Sheets 中的 Gemini 不再只负责写公式。 侧边栏新增了更明确的任务入口，包括生成表格、生成图表、分析内容、情绪分析和文字分类。 这些按钮的作用，是把常见任务转换成预设提示词。 用户不需要从空白对话开始描述所有步骤。 下面三个案例最能说明它的实际用途。
案例一：把混乱逐字稿整理成工作进度表
会议或访谈逐字稿经常包含大量重复对话。 真正需要的通常只有任务、负责人、时间和状态。 可以先把逐字稿上传到 Google Drive，再在 Sheets 中执行：
- 打开 Gemini 侧边栏；
- 选择云端硬盘中的逐字稿；
- 选择建立表格；
- 说明要整理为工作进度表；
- 检查字段和任务拆分结果。 Gemini 可以尝试生成这些字段：
| 字段 | 用途 |
|---|---|
| 工作项目 | 记录需要完成的任务 |
| 负责人 | 标记任务归属 |
| 当前状态 | 区分未开始、进行中和已完成 |
| 截止时间 | 记录明确提到的日期 |
| 备注 | 保存依赖条件或待确认事项 |
| 状态列还可以转换为下拉式选单。 当任务被标记为完成后，表格可以继续统计完成比例。 逐字稿中的负责人和期限可能表达得不够明确。 遇到模糊内容时，应标记“待确认”，不要让 AI 自行补齐。 |
案例二：分析客服反馈并自动分类
面对几十条客户反馈，逐条阅读当然可行，但分类和统计很耗时间。 在已有反馈表中，可以让 Gemini 分析数据并生成图表。 图表可以放在当前工作表，也可以放到新的工作表中。 还可以要求 Gemini 把自由文本分成几个主题，例如：
- 正面反馈；
- 业务需求；
- 产品建议；
- 客诉；
- 售后问题；
- 其他。 一个清晰的指令可以是：
分析 G 列“其他想说的话”，将每条文字归类，并把分类结果写入 H 列。 分类完成后，不要把 AI 结果当作最终标签。 先抽查容易混淆的内容，再统一类别名称。
把分类结果改成下拉式选单
如果需要人工调整，可以选中分类数据并打开右键菜单。 找到分析相关入口后，将该列转换为下拉式选单。 也可以直接告诉 Gemini：
把 H 列转换为下拉式选单，并使用现有分类结果作为选项。 这样既保留自动分类效率，也方便人工修正错误项目。
案例三：把发票整理成公司与个人记账表
出差时，公司支出和个人消费经常混在一起。 如果电子发票和单据已经存入 Google Drive，可以从 Sheets 中选择这些文件生成表格。 示例提示词：
制作支出统计表，并将单据整理为公司账务和个人账务。 可要求表格包含：
- 日期；
- 商家；
- 金额；
- 税号；
- 费用类别；
- 公司或个人；
- 报销状态；
- 备注。 公司或个人、费用类别和报销状态都适合做成下拉式选单。 单据识别最容易出错的是金额、日期和编号。 提交报销或入账前，必须回看原始凭证。 AI 生成的表格适合做整理初稿，不应直接作为未经复核的财务记录。
Canvas：把电子表格变成交互式仪表板
Sheets 里的 Canvas 可以根据现有表格生成交互式仪表板。 在部分账号中，需要先把 Google 账号语言切换为英文，才会看到 Canvas 菜单。 入口可能出现在页面下方，也可能位于 Gemini 对话框的模式下拉菜单中。 部分环境暂时不支持中文提示。 可以使用简单英文描述目标，例如要求将当前表格制作成交互式支出仪表板。 生成结果可以包含：
- 汇总数字；
- 分类图表；
- 趋势图；
- 筛选条件；
- 新增记录入口；
- 与原电子表格联动的数据。 如果漏掉一张单据，不必重新生成整个仪表板。 可以通过新增支出记录的入口补充数据，让底层 Spreadsheet 和仪表板一起更新。
制作仪表板前先整理数据
交互式界面不能修复混乱的数据结构。 生成前应先检查：
- 每列只有一种含义；
- 日期使用统一格式；
- 金额列没有混入文字；
- 类别名称保持一致；
- 空白值有明确处理方式；
- 公司和个人支出已经可区分；
- 敏感信息不应出现在展示页面。 底层数据越规范，仪表板越容易维护。
侧边栏整合了哪些 Google 服务
Gemini in Workspace 的侧边栏不仅能读取当前文件。 在账号权限允许时，它还可以连接：
- Google Drive；
- Gmail；
- Google Chat；
- Web 内容；
- 当前 Workspace 文件。 这让跨文件整理变得更直接。 例如，可以从 Drive 选择逐字稿，在 Sheets 中生成进度表；也可以参考旧简报，在 Slides 中套用相同版型。 深度整合的代价是操作入口分散。 同一个“生成”动作可能出现在文件菜单、页面按钮、右侧栏或特定模式中。 第一次使用时，寻找入口所花的时间可能比输入提示词更久。
为什么这些按钮有用，却不一定更直觉
Workspace 中很多新按钮，本质上是固定任务的快捷提示。 点击后，系统会把预设指令带入 Gemini 侧边栏。 对不熟悉 AI 提示词的用户，这种设计可以降低入门难度。 用户只需选择“分析数据”或“建立表格”，就能从合理的默认任务开始。 对已经习惯单一对话界面的用户，体验可能相反。 他们需要先判断功能在哪个工具、哪个菜单和哪个入口里，操作路径反而变长。 因此，选择入口时可以遵循一个简单原则：
- 任务依赖当前文件结构时，优先使用 Workspace 内置按钮；
- 任务只是一般问答或文本处理时，直接使用 Gemini App；
- 需要沿用模板时，从 Docs 或 Slides 中附加模板；
- 需要整理云端文件时，从 Sheets 侧边栏连接 Drive；
- 需要自由探索时，不必强行寻找某个预设按钮。
使用前要注意的账号与语言限制
这批功能不一定对所有账号同时开放。 实际界面会受到以下因素影响：
- 是否使用付费 Gemini 方案；
- 是个人账号还是组织账号；
- Workspace 管理员是否开启相关功能；
- 功能是否仍在分批部署；
- Google 账号语言；
- 当前工具是否支持中文提示；
- Web、手机与桌面端的功能差异。 如果看不到入口，可以依次检查：
- 当前登录的是哪个 Google 账号；
- 方案是否包含 Gemini in Workspace；
- 是否在支持的 Workspace 工具中；
- 管理员是否限制 AI 功能；
- 把账号语言切换为英文后入口是否出现；
- 刷新页面或重新登录后是否生效；
- 是否只是功能尚未部署到当前账号。 不要仅凭别人的界面截图判断自己的账号配置错误。 同一时间，不同账号看到的菜单可能不同。
云端依赖与文件隐私
Gemini in Workspace 的优势来自 Google 生态整合。 但要让它读取逐字稿、发票、旧简报或写作模板，这些文件通常需要先进入 Google Drive 或对应 Workspace 工具。 上传前应该先判断：
- 文件是否允许存入云端；
- 是否包含客户隐私；
- 是否包含财务或身份信息；
- 公司政策是否允许交给 AI 处理；
- 共享权限是否设置正确；
- 处理完成后是否需要删除临时文件。 特别是发票、客户反馈和会议逐字稿，往往包含个人资料。 不要为了使用一个快捷功能，就忽略原有的数据管理规范。
一套更顺手的 Workspace AI 工作流
可以把这次更新组合成下面的流程：
- 在 Workspace 个性化设置中保存语言、语气和格式偏好；
- 把经过授权的原始文件放入 Drive；
- 在 Docs 中用既有模板生成文字初稿；
- 套用个人写作风格并做局部修改；
- 在 Slides 中沿用公司简报模板；
- 确认幻灯片内容可编辑，而不是整页图片；
- 在 Sheets 中把逐字稿、反馈或单据整理为结构化数据；
- 用下拉式选单保留人工修正空间；
- 数据稳定后再生成 Canvas 仪表板；
- 最后人工复核事实、数字、分类和权限。 这套流程把 Gemini 当作 Workspace 的辅助层，而不是最终决定者。 AI 负责生成初稿、转换格式和加速整理，人负责确认内容是否能真正交付。
常见问题
Gemini App 的个性化设置会同步到 Workspace 吗
不会自动同步。 如果希望 Workspace 侧边栏长期遵守特定语气和格式，需要在 Gemini in Workspace 中单独设置。
Google Docs 的“文件格式”和“写作风格”有什么区别
文件格式控制结构和排版，写作风格控制用词、语气和表达方式。 前者适合套用报告模板，后者适合让新内容接近个人或品牌文风。
中文提示词不能输入，是不是功能不能用
不一定。 部分入口只是暂时不支持中文指令，可以先将任务要求翻成英文，再要求输出中文内容。
Gemini 生成的 Google Slides 都可以编辑吗
不是。 普通 Gemini 入口可以生成可编辑幻灯片，某些 Nano Banana 入口仍可能生成整页图片。 生成后应实际点击文字和图形确认。
可以直接把 AI 分类结果交付吗
不建议。 客服反馈、任务负责人、发票金额和费用类别都可能识别错误，应抽查并保留人工修改入口。
Canvas 仪表板为什么看不到
可能与账号方案、部署阶段或语言设置有关。 可以尝试把 Google 账号语言改为英文，再检查 Sheets 和 Gemini 模式菜单。
所有文件都必须上传 Google Drive 吗
依赖云端文件的跨工具流程通常需要 Drive。 如果文件不适合上传，应继续使用符合组织安全要求的本地处理方式，而不是为了启用 Gemini 改变数据边界。
总结
Gemini 在 Google Workspace 中的方向已经很明确： 它不是只做一个功能最完整的独立聊天窗口，而是逐步进入 Google 日常办公工具。 这次更新真正有用的部分，是减少了格式转换和重复整理工作：
- 个性化设置让侧边栏回答更稳定；
- Docs 可以参考模板和个人文风；
- Slides 开始提供可编辑生成和既有模板套用；
- Sheets 可以把非结构化文件变成可操作表格；
- Canvas 可以在结构化数据之上生成交互式仪表板。 这种整合也带来新的学习成本。 入口分散、功能名称相近、中文支持不完整，而且部分能力依赖付费账号和云端文件。 是否值得使用，取决于工作本来是不是已经集中在 Google Workspace。 如果 Docs、Slides、Sheets、Gmail 和 Drive 已经是主要工作环境，这些能力能减少来回复制和重新排版。 如果更习惯单一 AI 界面，Workspace 的多层菜单可能暂时不会更高效。 最实际的做法是先选择一个高频任务测试。 例如把会议逐字稿整理成进度表，或让新提案沿用公司的既有模板。 确认结果真的节省时间后，再逐步扩大使用范围。