Gemini 的更新不只發生在模型列表裡。 對日常辦公使用者來說，更明顯的變化來自 Google Workspace： Gemini 正在進入 Google Docs、Google Slides、Google Sheets、Gmail、Chat、Drive 等工具，並透過側邊欄串起檔案和對話。 這次值得關注的不是某個單獨按鈕，而是四組工作流變化：
- Gemini in Workspace 可以儲存獨立的個性化設定；
- Google Docs 可以參考既有檔案格式和個人寫作風格；
- Google Slides 可以生成可編輯幻燈片並套用現有模板；
- Google Sheets 可以從檔案生成表格、分析資料並製作互動式儀表板。 本文根據實際操作內容重新整理，重點放在入口、用法、限制和適合的應用場景。 不同賬號、語言和部署階段看到的介面可能不同。
先理解：Gemini App 與 Gemini in Workspace 是兩套設定
Google 目前把 Gemini 分成兩個容易混淆的使用環境。 第一種是 Gemini App。 也就是平時在網頁或手機 App 中使用的 Gemini。 第二種是 Gemini in Workspace。 它出現在 Docs、Slides、Sheets、Gmail 等 Workspace 工具的側邊欄裡。 兩邊雖然都叫 Gemini，但個性化設定並不會自動互通。 你在 Gemini App 裡設定的稱呼、語氣或輸出格式，不一定會被 Workspace 側邊欄繼承。 如果希望 Docs、Slides 或 Sheets 裡的 Gemini 按固定方式回答，需要在 Workspace 環境中單獨配置。
如何進入 Workspace 個性化設定
可以從任意支援 Gemini 的 Workspace 工具進入：
- 開啟 Google Docs、Slides 或 Sheets；
- 開啟右側 Gemini 面板；
- 開啟面板中的選單；
- 進入“設定”；
- 找到“個性化”；
- 開啟功能並新增個人設定。 可填寫的資訊主要包括：
- 希望 Gemini 如何稱呼你；
- 預設回覆語言；
- 回答語氣；
- 偏愛的內容格式；
- 與工作相關的個人背景；
- 希望長期遵守的表達習慣。 例如，可以要求：
預設使用簡體中文。優先用條列式整理結論，並用粗體標示關鍵行動項。避免冗長開場，先給結果，再補充原因。 設定完成後，Workspace 側邊欄中的回答會更接近這套規則。 這適合經常要求會議摘要、專案清單、郵件草稿或資料結論的使用者。
個性化設定適合寫什麼
適合長期儲存的是穩定偏好，例如：
- 預設語言；
- 常用稱呼；
- 偏好的語氣；
- 日期和數字格式；
- 列表或表格偏好；
- 常用行業背景；
- 是否先給結論；
- 是否需要標記待確認資訊。 不適合寫入的是隻對某一次任務有效的要求。 例如某份提案的預算、某次會議的參與者和臨時客戶資料，應該留在當前提示詞或檔案裡。 個人化設定越長，並不代表效果越好。 穩定、明確且不互相沖突的規則更容易持續生效。
Google Docs：套用檔案格式與個人寫作風格
Google Docs 的變化集中在“幫我創作”工作流。 Gemini 不只根據一句提示生成文字，還可以參考你提供的模板。 目前最值得區分的兩個功能是：
- 套用檔案格式；
- 套用寫作風格。 它們看起來相似，但解決的問題不同。
套用檔案格式解決排版一致性
“套用檔案格式”關注的是文件長什麼樣。 你可以提供一份既有模板，讓新文件參考其中的：
- 標題層級；
- 段落佈局；
- 列表樣式；
- 區塊順序；
- 版面結構；
- 常見章節安排。 它適合週報、提案、研究報告、操作手冊和公司內部文件。 如果團隊已經有固定模板，就不必每次重新解釋“先寫摘要，再寫背景，最後寫下一步”。 將模板交給 Gemini 後，新內容可以更快接近團隊既有格式。
套用寫作風格解決文字一致性
“套用寫作風格”關注的是文字聽起來像誰寫的。 提供自己以前寫過的內容後，Gemini 會參考：
- 常用詞彙；
- 句子長短；
- 語氣強弱；
- 解釋方式；
- 段落節奏；
- 是否偏好條列；
- 如何處理開場和結論。 這比只寫“專業一點”或“自然一點”更具體。 它適合需要長期維持個人或品牌語氣的內容，例如專欄、客戶郵件、內部公告和產品說明。 參考文字應該選擇真正具有代表性的成稿。 如果上傳的是臨時草稿、多人拼接檔案或未經校對的內容，Gemini 也可能繼承其中的不一致。
從新文件開始生成
實際操作可以按下面的順序進行：
- 在 Google Docs 新建文件；
- 找到“幫我創作”入口；
- 在文件底部開啟 Gemini；
- 輸入要寫的主題和範圍；
- 選擇是否套用檔案格式；
- 選擇是否套用寫作風格；
- 檢查生成的大綱和正文；
- 再對具體段落做區域性修改。 如果某個段落需要調整，可以先選中文字，再使用出現的編輯入口。 區域性修改時也可以繼續套用寫作風格，不必把整篇文章重新生成。
中文指令不可用時的處理方式
部分新入口可能暫時不接受中文指令。 這不代表功能完全不能用於中文內容。 可以先把任務要求翻成英文，再將英文提示貼到對應入口。 生成目標仍然可以明確寫成中文。 例如，原始需求是：
撰寫魚子醬的歷史，包含發展起源、生產與製作過程，以及真假魚子醬的問題。 可以先轉換成清晰的英文任務說明，再提交給“幫我創作”。 生成後仍需人工檢查事實、段落結構和引用內容。 這裡要區分“介面不支援中文提示”與“不能生成中文文件”。 兩者並不是同一件事。
Google Slides：從整頁圖片走向可編輯幻燈片
過去使用 Gemini 生成簡報時，一個常見問題是結果像一張整頁圖片。 文字和圖形被合成在一起，看得到，卻很難逐項修改。 新的工作流開始支援可編輯內容。 生成後可以繼續調整文字、顏色、圖片和版面，而不是隻能接受整張靜態圖。
匯出格式更加完整
生成的簡報除了進入 Google Slides，還可以根據介面提供的選項匯出為：
- PPTX；
- PDF。 這讓檔案更容易交給使用 PowerPoint 的同事，或輸出為不可編輯的交付版本。 匯出前仍要檢查字型替換、文字換行、圖表位置和頁面比例。 不同格式之間轉換時，複雜版面可能發生輕微偏移。
使用舊簡報作為模板
如果公司已經有品牌模板，可以在 Slides 的 Gemini 側邊欄中附加既有簡報。 Gemini 會參考原簡報的版型和顏色，將新內容套入相近風格。 基本流程如下：
- 開啟需要編輯的 Google Slides；
- 開啟 Gemini 側邊欄；
- 使用附件或樣式相關入口；
- 選擇過去製作的簡報；
- 說明要生成或重排的內容；
- 檢查套用模板結果；
- 手動修正文字、圖片和版面。 這一功能的價值在於減少重複套模板的時間。 它不能代替品牌稽核，也不能保證每一頁都嚴格符合設計規範。
生成單張可編輯幻燈片
需要補一頁內容時，可以使用頁面附近帶閃亮標誌的入口。 系統會開啟 Gemini 對話方塊，並預先填入一部分提示內容。 繼續補充下面的資訊，結果通常更可控：
- 這一頁的主題；
- 面向的受眾；
- 必須出現的數字；
- 希望使用的圖表；
- 要保留的品牌顏色；
- 頁面上最多放多少文字；
- 是否沿用當前簡報樣式。 生成後，逐項確認文字框、圖片和圖形是否可以選中編輯。
不要混淆兩種“生成新幻燈片”
介面裡可能同時出現普通 Gemini 入口和 Nano Banana 相關入口。 它們都可能顯示“生成新幻燈片”，但結果不一定相同。 普通 Gemini 工作流更適合生成可繼續編輯的頁面元素。 Nano Banana 入口可能生成整頁視覺圖片。 整頁圖片適合快速獲得視覺草圖，但不適合頻繁修改文字。 如果後續需要更換數字、標題或品牌用語，應優先確認結果是否可編輯。 Nano Banana 更適合用來：
- 重新生成某張配圖；
- 替換簡報中的現有圖片；
- 把一組資料轉成資訊化視覺；
- 製作不需要逐字編輯的整頁概念圖。
把簡報轉換為影片
新的檔案工作流還可以把簡報送入 Google Vids。 轉換後，可繼續處理：
- 每頁旁白指令碼；
- AI 配音；
- 背景音樂；
- 頁面播放順序；
- 影片節奏。 這適合把培訓簡報、產品介紹或內部彙報快速改成影片初稿。 正式釋出前仍要校對旁白、發音、數字和畫面停留時間。
Google Sheets：從檔案直接生成可操作表格
Google Sheets 中的 Gemini 不再只負責寫公式。 側邊欄新增了更明確的任務入口，包括生成表格、生成圖表、分析內容、情緒分析和文字分類。 這些按鈕的作用，是把常見任務轉換成預設提示詞。 使用者不需要從空白對話開始描述所有步驟。 下面三個案例最能說明它的實際用途。
案例一：把混亂逐字稿整理成工作進度表
會議或訪談逐字稿經常包含大量重複對話。 真正需要的通常只有任務、負責人、時間和狀態。 可以先把逐字稿上傳到 Google Drive，再在 Sheets 中執行：
- 開啟 Gemini 側邊欄；
- 選擇雲端硬碟中的逐字稿；
- 選擇建立表格；
- 說明要整理為工作進度表；
- 檢查欄位和任務拆分結果。 Gemini 可以嘗試生成這些欄位：
| 欄位 | 用途 |
|---|---|
| 工作專案 | 記錄需要完成的任務 |
| 負責人 | 標記任務歸屬 |
| 當前狀態 | 區分未開始、進行中和已完成 |
| 截止時間 | 記錄明確提到的日期 |
| 備註 | 儲存依賴條件或待確認事項 |
| 狀態列還可以轉換為下拉式選單。 當任務被標記為完成後，表格可以繼續統計完成比例。 逐字稿中的負責人和期限可能表達得不夠明確。 遇到模糊內容時，應標記“待確認”，不要讓 AI 自行補齊。 |
案例二：分析客服反饋並自動分類
面對幾十條客戶反饋，逐條閱讀當然可行，但分類和統計很耗時間。 在已有反饋表中，可以讓 Gemini 分析資料並生成圖表。 圖表可以放在當前工作表，也可以放到新的工作表中。 還可以要求 Gemini 把自由文字分成幾個主題，例如：
- 正面反饋；
- 業務需求；
- 產品建議；
- 客訴；
- 售後問題；
- 其他。 一個清晰的指令可以是：
分析 G 列“其他想說的話”，將每條文字歸類，並把分類結果寫入 H 列。 分類完成後，不要把 AI 結果當作最終標籤。 先抽查容易混淆的內容，再統一類別名稱。
把分類結果改成下拉式選單
如果需要人工調整，可以選中分類資料並開啟右鍵選單。 找到分析相關入口後，將該列轉換為下拉式選單。 也可以直接告訴 Gemini：
把 H 列轉換為下拉式選單，並使用現有分類結果作為選項。 這樣既保留自動分類效率，也方便人工修正錯誤專案。
案例三：把發票整理成公司與個人記賬表
出差時，公司支出和個人消費經常混在一起。 如果電子發票和單據已經存入 Google Drive，可以從 Sheets 中選擇這些檔案生成表格。 示例提示詞：
製作支出統計表，並將單據整理為公司賬務和個人賬務。 可要求表格包含：
- 日期；
- 商家；
- 金額；
- 稅號；
- 費用類別；
- 公司或個人；
- 報銷狀態；
- 備註。 公司或個人、費用類別和報銷狀態都適合做成下拉式選單。 單據識別最容易出錯的是金額、日期和編號。 提交報銷或入賬前，必須回看原始憑證。 AI 生成的表格適合做整理初稿，不應直接作為未經複核的財務記錄。
Canvas：把電子表格變成互動式儀表板
Sheets 裡的 Canvas 可以根據現有表格生成互動式儀表板。 在部分賬號中，需要先把 Google 賬號語言切換為英文，才會看到 Canvas 選單。 入口可能出現在頁面下方，也可能位於 Gemini 對話方塊的模式下拉選單中。 部分環境暫時不支援中文提示。 可以使用簡單英文描述目標，例如要求將當前表格製作成互動式支出儀表板。 生成結果可以包含：
- 彙總數字；
- 分類圖表；
- 趨勢圖；
- 篩選條件；
- 新增記錄入口；
- 與原電子表格聯動的資料。 如果漏掉一張單據，不必重新生成整個儀表板。 可以透過新增支出記錄的入口補充資料，讓底層 Spreadsheet 和儀表板一起更新。
製作儀表板前先整理資料
互動式介面不能修復混亂的資料結構。 生成前應先檢查：
- 每列只有一種含義；
- 日期使用統一格式；
- 金額列沒有混入文字；
- 類別名稱保持一致；
- 空白值有明確處理方式；
- 公司和個人支出已經可區分；
- 敏感資訊不應出現在展示頁面。 底層資料越規範，儀表板越容易維護。
側邊欄整合了哪些 Google 服務
Gemini in Workspace 的側邊欄不僅能讀取當前檔案。 在賬號許可權允許時，它還可以連線：
- Google Drive；
- Gmail；
- Google Chat；
- Web 內容；
- 當前 Workspace 檔案。 這讓跨檔案整理變得更直接。 例如，可以從 Drive 選擇逐字稿，在 Sheets 中生成進度表；也可以參考舊簡報，在 Slides 中套用相同版型。 深度整合的代價是操作入口分散。 同一個“生成”動作可能出現在檔案選單、頁面按鈕、右側欄或特定模式中。 第一次使用時，尋找入口所花的時間可能比輸入提示詞更久。
為什麼這些按鈕有用，卻不一定更直覺
Workspace 中很多新按鈕，本質上是固定任務的快捷提示。 點選後，系統會把預設指令帶入 Gemini 側邊欄。 對不熟悉 AI 提示詞的使用者，這種設計可以降低入門難度。 使用者只需選擇“分析資料”或“建立表格”，就能從合理的預設任務開始。 對已經習慣單一對話介面的使用者，體驗可能相反。 他們需要先判斷功能在哪個工具、哪個選單和哪個入口裡，操作路徑反而變長。 因此，選擇入口時可以遵循一個簡單原則：
- 任務依賴當前檔案結構時，優先使用 Workspace 內建按鈕；
- 任務只是一般問答或文字處理時，直接使用 Gemini App；
- 需要沿用模板時，從 Docs 或 Slides 中附加模板；
- 需要整理雲端檔案時，從 Sheets 側邊欄連線 Drive；
- 需要自由探索時，不必強行尋找某個預設按鈕。
使用前要注意的賬號與語言限制
這批功能不一定對所有賬號同時開放。 實際介面會受到以下因素影響：
- 是否使用付費 Gemini 方案；
- 是個人賬號還是組織賬號；
- Workspace 管理員是否開啟相關功能；
- 功能是否仍在分批部署；
- Google 賬號語言；
- 當前工具是否支援中文提示；
- Web、手機與桌面端的功能差異。 如果看不到入口，可以依次檢查：
- 當前登入的是哪個 Google 賬號；
- 方案是否包含 Gemini in Workspace；
- 是否在支援的 Workspace 工具中；
- 管理員是否限制 AI 功能；
- 把賬號語言切換為英文後入口是否出現；
- 重新整理頁面或重新登入後是否生效；
- 是否只是功能尚未部署到當前賬號。 不要僅憑別人的介面截圖判斷自己的賬號配置錯誤。 同一時間，不同賬號看到的選單可能不同。
雲端依賴與檔案隱私
Gemini in Workspace 的優勢來自 Google 生態整合。 但要讓它讀取逐字稿、發票、舊簡報或寫作模板，這些檔案通常需要先進入 Google Drive 或對應 Workspace 工具。 上傳前應該先判斷：
- 檔案是否允許存入雲端；
- 是否包含客戶隱私；
- 是否包含財務或身份資訊；
- 公司政策是否允許交給 AI 處理；
- 共享許可權是否設定正確；
- 處理完成後是否需要刪除臨時檔案。 特別是發票、客戶反饋和會議逐字稿，往往包含個人資料。 不要為了使用一個快捷功能，就忽略原有的資料管理規範。
一套更順手的 Workspace AI 工作流
可以把這次更新組合成下面的流程：
- 在 Workspace 個性化設定中儲存語言、語氣和格式偏好；
- 把經過授權的原始檔案放入 Drive；
- 在 Docs 中用既有模板生成文字初稿；
- 套用個人寫作風格並做區域性修改；
- 在 Slides 中沿用公司簡報模板；
- 確認幻燈片內容可編輯，而不是整頁圖片；
- 在 Sheets 中把逐字稿、反饋或單據整理為結構化資料；
- 用下拉式選單保留人工修正空間；
- 資料穩定後再生成 Canvas 儀表板；
- 最後人工複核事實、數字、分類和許可權。 這套流程把 Gemini 當作 Workspace 的輔助層，而不是最終決定者。 AI 負責生成初稿、轉換格式和加速整理，人負責確認內容是否能真正交付。
常見問題
Gemini App 的個性化設定會同步到 Workspace 嗎
不會自動同步。 如果希望 Workspace 側邊欄長期遵守特定語氣和格式，需要在 Gemini in Workspace 中單獨設定。
Google Docs 的“檔案格式”和“寫作風格”有什麼區別
檔案格式控制結構和排版，寫作風格控制用詞、語氣和表達方式。 前者適合套用報告模板，後者適合讓新內容接近個人或品牌文風。
中文提示詞不能輸入，是不是功能不能用
不一定。 部分入口只是暫時不支援中文指令，可以先將任務要求翻成英文，再要求輸出中文內容。
Gemini 生成的 Google Slides 都可以編輯嗎
不是。 普通 Gemini 入口可以生成可編輯幻燈片，某些 Nano Banana 入口仍可能生成整頁圖片。 生成後應實際點選文字和圖形確認。
可以直接把 AI 分類結果交付嗎
不建議。 客服反饋、任務負責人、發票金額和費用類別都可能識別錯誤，應抽查並保留人工修改入口。
Canvas 儀表板為什麼看不到
可能與賬號方案、部署階段或語言設定有關。 可以嘗試把 Google 賬號語言改為英文，再檢查 Sheets 和 Gemini 模式選單。
所有檔案都必須上傳 Google Drive 嗎
依賴雲端檔案的跨工具流程通常需要 Drive。 如果檔案不適合上傳，應繼續使用符合組織安全要求的本地處理方式，而不是為了啟用 Gemini 改變資料邊界。
總結
Gemini 在 Google Workspace 中的方向已經很明確： 它不是隻做一個功能最完整的獨立聊天視窗，而是逐步進入 Google 日常辦公工具。 這次更新真正有用的部分，是減少了格式轉換和重複整理工作：
- 個性化設定讓側邊欄回答更穩定；
- Docs 可以參考模板和個人文風；
- Slides 開始提供可編輯生成和既有模板套用；
- Sheets 可以把非結構化檔案變成可操作表格；
- Canvas 可以在結構化資料之上生成互動式儀表板。 這種整合也帶來新的學習成本。 入口分散、功能名稱相近、中文支援不完整，而且部分能力依賴付費賬號和雲端檔案。 是否值得使用，取決於工作本來是不是已經集中在 Google Workspace。 如果 Docs、Slides、Sheets、Gmail 和 Drive 已經是主要工作環境，這些能力能減少來回複製和重新排版。 如果更習慣單一 AI 介面，Workspace 的多層選單可能暫時不會更高效。 最實際的做法是先選擇一個高頻任務測試。 例如把會議逐字稿整理成進度表，或讓新提案沿用公司的既有模板。 確認結果真的節省時間後，再逐步擴大使用範圍。